BESCHAFFUNG

Die SVD führt das Beschaffungswesen für ihre Kunden durch. Insbesondere werden folgende Tätigkeitsfelder abgedeckt:

• Bündelung von Bedarfen
  
• Beschaffungsmarketing
  
• Zentrale Ausschreibungsinstanz für alle Häuser der Eigentümer
  
• Angebotseinholung und Verhandlungen mit Lieferanten
  
• Angebotsprüfung und Angebotsbewertung
  
• Verhandlungen über Zahlungsbedingungen und Lieferkonditionen
  
• Abwicklung des Bestellwesens in SAP
  
• Rechnungsprüfung und Zahlungsvorschlag in den EDV-Systemen der SV-Träger
  
• Führung der Anlagenbuchhaltung
  
• Führung der Investitionspläne
• Abschluss von Miet- und Wartungsverträgen und laufende Abrechnungen

Die angeführten Tätigkeitsfelder betreffen die nachstehenden Warengruppe:

• IT-Hard- und Software
  
• Raumausstattung und Einrichtung
  
• Büromaschinen
  
• Med. Anlagen, Geräte und Einrichtungen
• Küchen- und Reinigungsgeräte
• Allg. Maschinen (Werkzeug-, Druckereimaschinen etc.)
• Büromaterial
• Reinigungsmittel
• Med. Verbrauchsgüter 
• Periodica (Bücher und Zeitschriften)
• Consulting/Beratungsleistungen
• Reparaturen
• Miet- und Wartungsverträge

Die elektronische Unterstützung der Beschaffungsprozesse erfolgt in der SVD Büromanagement GmbH einerseits durch die Einkaufsplattform "SEPO" (Strategisches E-Procurement mit Operativem Anteil) sowie andererseits direkt durch den Lean Request Katalog in SAP S4/HANA. Ergänzt werden diese Systeme mit dem ESM (Enterprise Service Management) wo bereichsübergreifend medienbruchfreie Beschaffungsvorgänge abgewickelt werden können. Der Bestellvorgang wird innerhalb der SAP-Systeme zum Teil automatisiert ausgelöst, wodurch eine Minimierung der Durchlaufzeiten erzielt werden kann.

Ziel des Beschaffungswesens ist es, durch eine weitgehende Harmonisierung von Materialien und standardisierten Kataloginhalten eine Reduzierung der Materialvielfalt zu erreichen, um dadurch eine wesentliche Senkung der Prozesskosten und entsprechende Erhöhungen der Einkaufsvolumina zu erzielen.
Im Zuge einzelner Projekte wurde nicht nur eine Material- und Lieferantenbereinigung vollzogen sondern werden laufend Prozesse optimiert. 

Seit September 2008 ist die SVD Büromanagement GmbH, Bereich Beschaffung / Office Management, nach der Qualitätsmanagementnorm ISO 9001 zertifiziert. Diese Zertifizierung ist eine wertvolle Investition und demonstriert nicht nur den Erfolg und den kontinuierlichen Einsatz für eine professionelle und beständige Unternehmensführung, sie ist auch weltweit als erstklassiges Gütesiegel anerkannt.

Das international anerkannte Zertifikat bescheinigt eine effiziente, effektive Organisation mit einem funktionierenden Qualitätsmanagement im Bereich Beschaffung / Office Management. Seit Gründung der SVD Büromanagement GmbH wurden insbesondere im Bereich Beschaffung / Office Management eine Vielzahl von organisatorischen Weiterentwicklungen durchgeführt. Qualitätsmanagement bietet hier die Chance, sowohl die Qualität der Leistungserbringung zu erhöhen, als auch die Zufriedenheit der Kunden, der MitarbeiterInnen und der Führung zu steigern. Die Einführung des Qualitätsmanagements brachte im Bereich der Managementprozesse und Einkaufsprozesse für die SVD Büromanagement GmbH folgende Vorteile

• eine effiziente, effektive Organisation der Bereiche;
  
• die Optimierung, Standardisierung und Abbildung sowie Weiterentwicklung der Beschaffungsprozesse;
  
• eine Kostensenkung durch Prozessoptimierung;
  
• die Erarbeitung eines Kennzahlensystems zur Messung der Prozessleistungen;
  
• die Qualitäts-Bewusstseinsschulung der Mitarbeiter;
  
• die Qualitätssicherung der angebotenen Dienstleistungen

Eine hohe Zuverlässigkeit aller Organisationsprozesse bedeutet eine deutliche Zeit- und Kostenersparnis. Durch das Zertifikat, dass das durchgängige Qualitätsmanagement und die standardisierten Prozesse der Beschaffung bestätigt, zeigt die SVD Büromanagement GmbH neue Wege im Beschaffungswesen der Sozialversicherung auf.

2023_Zertifikat_9001_dt_Dr_.pdf (PDF, 2 MB)

Die SVD Büromanagement GmbH steht als umfassender Dienstleister für sämtliche Agenden im Back-Office-Bereich unserer Kunden zur Verfügung.

Aufgabe eines modernen Einkaufsmanagements ist neben der Beschaffung der besten Ware zum besten Preis auch die Herausforderung, die Beschaffungszyklen zu optimieren und die Prozesskosten zu senken.